ESAR B.V. - Beratung für NEN4400 Zertifizierung

Zertifizierung nach NEN-4400

Die NEN4400 Zertifizierung gewinnt für Sie als Zeitarbeitsunternehmen zunehmend an Bedeutung. Durch die Zusammenarbeit mit einem NEN4400-zertifizierten Büro minimieren Sie die Gefahr von Nachforderungen für Ihre Auftraggeber, beispielsweise seitens der Steuerbehörden. Da die NEN4400 Norm dynamisch ist und die Anforderungen ständig an den täglich ändernden Situationen und Gegebenheiten angepasst wird, ist die Zertifizierung immer wieder eine große personelle und finanzielle Herausforderung. Wir sind spezialisiert in Sachen NEN4400-1/2 und AÜG und liefern antworten auf Ihre Fragen sowie maßgeschneiderte Lösungen für ihre Administration. Wir beraten Sie gerne, umfassend, unverbindlich und kostenlos!

Über uns:

Wir sind ein Team mit langjähriger Erfahrung im Bereich der Entsendung von Arbeitnehmern aus der europäischen Union in die Niederlande, bestehend aus einem niederländischem Steuerberater und ehemaligem NEN4400-1/2 Prüfer, deutscher Steuerfachangestellten und deutschem Bürokaufmann. Je nach Bedarf bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sämtliche Registrierungen in Eigenregie zu übernehmen oder Sie persönlich und vor Ort dabei zu begleiten. Des Weiteren bieten wir Ihnen die Möglichkeit sämtliche Termine mit holländischen Behörden in unseren Räumlichkeiten in Groningen stattfinden zu lassen.

Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für die Entsendung Ihrer Mitarbeiter, außerdem begleiten wir Sie über die komplette Zeit der Entsendung hinweg. Durch unsere umfangreiche Erfahrung im Gebiet der grenzüberschreitenden Entsendung wissen wir genau worauf zu achten ist, sodass Sie in keinerlei Konflikt mit etwaigen Behörden wie dem Finanzamt oder etwa der Handelskammer kommen.

Durch differenzierte Gesetzgebungen der jeweiligen Länder ist es häufig schwierig sich an die richtigen Gesetze zu halten, da einem aus Unternehmersicht häufig nur die eigenen Regelungen geläufig sind. Wir begleiten Sie bei der Entsendung Schritt für Schritt, sodass ein transparentes, sorgenfreies und konformes ausführen der Aufträge in den Niederlanden gegeben ist.

Wir sind spezialisiert in der Überwachung von Tarifverträgen der jeweilig zutreffenden Branche. Die Anwendung und strikte Einhaltung von Tarifverträgen (CAO Procedere) spielen eine große Rolle in den Niederlanden. Unsere Aufgabe ist es die passenden Manteltarifverträge für Sie heraus zu suchen und im einzelnen Aufklärungsarbeit für Sie zu leisten.

Wir folgen dem Leitspruch: "Nur ein zufriedener Kunde ist ein guter Kunde." Durch das Ergreifen von Eigeninitiative, dem Einholen von Informationen für den Kunden und dem Nachkommen der Bedürfnisse des Kunden im Einzelnen, versuchen wir eine bestmögliche Zufriedenheit jedes Kunden zu erreichen. Zu unseren zufriedenen Kunden zählen wir Unternehmen aus verschiedenen Ländern der europäischen Union:

  • Deutschland
  • Niederlande
  • Polen
  • Bulgarien
  • Ungarn
  • Portugal
  • Litauen
  • Lettland

Eine detaillierte Auflistung unserer Serviceleistung finden Sie im Bereich "Leistung".

Ab Juli 2015 sind wir eingetragenes Fördermitglied der iGZ

IGZ Logo

Unsere Serviceleistungen:

Registrierungspflichten

  • Erfüllung von allen Registrierungspflichten nach holländischem Recht
    • Beantragung einer Lohnsteuernummer
    • Eintragung in das niederländische Handelsregister
    • Registrierung im Unternehmensregister

G-Konto / WKA Depot

  • Beantragen, führen und überwachen der vom Finanzamt vorgeschriebenen Sicherungskonten zur Abgabe von Lohnsteuer an das niederländische Finanzamt.
    • G-Rekening
    • WKA-Depot

Schriftverkehr

  • Korrespondenz mit niederländischen Behörden
    • Finanzamt
    • Handelskammer
    • Unternehmensregister
    • Zertifizierungsgesellschaften

Personal Administration

  • Kontrolle der Personaldossiers Ihrer Mitarbeiter auf Vollständig- und Gültigkeit.
    • Gültigkeit der Arbeitsverträge nach holländischem Recht
    • Einholung und Terminvereinbarung zwecks BSN für Ihre Mitarbeiter
    • Kontrolle der A1-Formulare
    • Durchführung eines ID-Checks (NEN4400-2 relevant

Werkverträge (HuckePack Verfahren)

  • Überprüfung von Werk-, Dienstleistungs- oder Arbeitnehmerüberlassungsverträgen
    • Feststellen der Lohnsteuerpflicht um Nachzahlungen zu vermeiden
    • Verlagerung der Lohnsteuerpflicht in ein anderes Land
    • Konformität nach Doppelbesteuerungsabgekommen beider Länder
    • Feste Einrichtung, ja oder nein?
    • Überprüfung der Weisungsbefugnis bzw. der Entstehung von Arbeitnehmerüberlassung

NEN4400-1/2 Zertifizierung

  • Vorbereitung, Begleitung und Durchführung der NEN4400-1/2 Zertifizierung.
    • Beantragung aller Unterlagen
    • Erledigung aller Anmeldungen
    • Terminvereinbarungen
    • Kontrolle der firmenrelevanten Unterlagen nach Vorschrift der NEN4400-1/2
    • Einholung niederländischer Dokumente
    • Kontrolle der durch den Kunden angelieferten Dokumente
    • Ausführung einer Vorab-Prüfung

Lohnsteuerpflichten

  • Berechnung der Lohnsteuerliche pflichten nach holländischem Recht.
    • Monatliche Berechnung, und Anmeldung der holländischen Lohnsteuer
    • Berechnung von Reservierungen wie Urlaubsgeld und Urlaubstage
    • Einhaltung des korrekten zur Zeit üblichen Mindestlohns
    • Einhaltung und Kontrolle der gearbeiteten Stunden und Überstunde
    • Erstellung und Führung eines monatlichen Lohnjournals (NEN4400-1/2 relevant)

Manteltarifbestimmungen

  • Überwachung von Manteltarifverträgen der zutreffenden Branche.
    • Mindestlohn
    • Arbeitszeiten und Urlaubstagen
    • Branchenübliche Zuschläge
    • Verordnung 883/2004 Bestimmungen

NEN4400-1/2

Seit dem 01. Juli 2012 besteht für alle Unternehmen welche Arbeitnehmer entsenden oder überlassen eine Registrierungspflicht in den Niederlanden. Die Erfüllung der Registrierungspflicht ist ein fester Bestandteil der NEN4400-1/2-Zertifizierung. Ohne eine vollständige Registrierung kann keine Prüfung stattfinden.

Die NEN4400-1/2 ist nicht staatlich sondern privat geregelt. Sie haben die Möglichkeit zwischen diversen Prüfungsgesellschaften eine Auswahl zu treffen. Wir arbeiten mit einige Prüfungsgesellschaften eng zusammen. Das erschafft uns den Vorteil einer besseren und transparenteren Korrespondenz zwischen den einzelnen Parteien.

Warum NEN4400-1/2?
Viele niederländische Auftraggeber verlangen vor Vergabe eines Auftrags das NEN4400-1/2-Zertifikat. Mit diesem Zertifikat sichern sich niederländische Auftraggeber ab, für die Steuerschuld seitens des Auftragnehmers haftbar gemacht zu werden. Außerdem kann anhand des Zertifikats festgestellt werden, ob der potenzielle Auftragnehmer alle Pflichten und Vorschriften einhält. Beispielsweise ist die Überprüfung von Mindestlohnzahlungen und vor allem Lohnauszahlungen ein fester Bestandteil der Prüfung.

Was wird bei der NEN4400-1/2 geprüft?

  • Die Prüfung ist grob in vier verschiedene Teile aufgeteilt. Hierbei wird überprüft, ob Sie sich an alle Regelungen der NEN4400-1/2 halten.
  • Im ersten Teil werden alle Anmeldungen, Vollmachten und Registrierungen des Unternehmens geprüft.
  • Im zweiten Teil werden Ausgangsrechnungen, Verträge mit dem Auftraggeber, pünktliche Lohnsteuerzahlungen und Lohnzahlungen überprüft. Außerdem werden die vom Arbeitnehmer angefertigten Stundenzettel mit den Ausgangsrechnungen abgeglichen.
  • Der dritte Teil widmet sich ganz den bei Ihnen angestellten Arbeitnehmern. Es werden zufällig vom Prüfer ausgewählte Personaldossiers auf Vollständigkeit überprüft. Außerdem werden Dokumente wie zum Beispiel das A1-Formular der Krankenkasse auf Gültigkeit überprüft.
  • Im vierten und letzten Teilt möchte der Prüfer einen Teil Ihrer finanziellen Administration sehen. Der Umsatz im eigenen Land spielt hierbei eine große Rolle. Kassenbücher müssen ordentlich und chronologisch für Dritte einsehbar geführt sein. Eine Vorjahresbilanz Ihres Unternehmens sollte definitiv vorhanden sein.

Sobald ein Unternehmen die Prüfung erfolgreich bestanden und das NEN4400-1/2 Zertifikat erhält, ist es für sechs Monate gültig. Nach Ablauf der sechs Monate wird rückwirkend eine Prüfung für diese sechs Monate durchgeführt. Hierbei wird nochmals überprüft, ob das jeweilige Unternehmen sich an alle Regeln und Vorschriften gehalten hat.

Die Prüfungsgebühren werden durch die jeweilige Gesellschaft selbst berechnet.

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